Prinsip Pengawasan
1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.
3. Manfaat Pengawasan
Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:
1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.
4. Proses pengawasan
Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajerial yaitu:
Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi
Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.
Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.
5. Obyek Pengawasan
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.
Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.
Keuangan
Pelaksanaan program dilapangan
Obyek yang bersifat strategis
Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.
6. Jenis-jenis Pengawasan
Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.
Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.
Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.
7. Prinsip Pokok
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1. Adanya Rencana
2. Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.
Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:
¨ Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.
¨ Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.
8. Pengukuran Penampilan Aktual
Pengukuran harus cukup akurat untuk menyorot penyimpangan atau variasi. Tanpa pengukuran, pengendalian yang efektif tidaklah mungkin ada. Pengukuran dilakukan dengan membandingkan hasil dengan tujuan dan standar. Perbandingan dari tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan membangun kebutuhan untuk bertindak.
Cara untuk membuat perbandingan meliputi:
¨ Historis/relatif/rancang-bangun
¨ Benchmarking
9. Pengendalian Efektif
Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif, fleksibel.
Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai.
Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.
Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.
Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.
Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian. Mereka dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri (internal) atas tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat mengambil tindakan langsung (external) untuk mengendalikan tingkah laku orang lain.
Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi untuk pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki tujuan tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang tepat.
Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan penggunaan sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin kepegawaian, dan management-by-objectives (manajemen berdasar tujuan).
Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan dan pengendalian yang baik adalah:
¨ Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.
¨ Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.
¨ Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.
SUMBER
Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.
H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.
T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.
Halaman
▼
Selasa, 29 Oktober 2013
CONTROLLING
FUNGSI CONTROLLING (PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN)
1. Definisi
Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:
a. penetapan standar pelaksanaan;
b. penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
c. pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
d. pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan
e. pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Tujuan dan Mekanisme Pengendalian/Pengawasan
Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
Mekanisme pengendalian/pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Penetapan standar kegiatan
2. Menyusun umpan balik (feedback)
3. Pembandingan kegiatan dengan standar
4. Mengukur penyimpangan
5. Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan
Jenis Pengendalian
Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :
1. Aspek waktu
2. aspek obyek
3. Aspek subyek
Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan menjadi :
a. Atas dasar aspek waktu :
– Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedang berjalan.
– Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
b. Atas dasar aspek obyek :
– Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi
– Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional
c. Atas dasar aspek subyek :
– Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen
– Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen
Langkah – Langkah Pengendalian
Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
2. Mengukur kegiatan
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi
Unsur Pengendalian:
1. Detektor atau sensor
2. Assesor atau penilai
3. Efektor atau pengubah
4. Jaringan Komunikasi
Proses pengendalian manajemen :
adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan
Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian:
– Strategy Formulation
– Management Control
– Task Control
Pengendalian manajemen :Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan:
– Aktivitas Pengendalian Manajemen
– Keselarasan Tujuan
– Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya
– Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan
– Membantu Mengembangkan Strategi Baru
Aktivitas pengendalian manajemen terdiri dari:
1. Perencanaan
2. Koordinasi
3. Komunikasi
4. Evaluasi
5. Pengambilan Keputusan
6. Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya
Tujuan fungsi pengendalian :
adaptasi lingkungan
meminimalkan kegagalan
meminimumkan biaya
mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
beberapa gejala yang memerlukan pengawasan:
Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
Berkurangnya kas perusahaan
Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
Biaya yang melebihi anggaran
Adanya penghamburan dan inefisiensi
Beberapa pengendalian /pengawasan di bidang msdm:
Penerapan Employee Discipline System
Adanya Career Path
Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang informasi :
Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang keuangan :
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Manajemen Kas (Cash Management)
Pengelolaan Biaya (Cost Control)
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang produksi :
Evaluasi atas Plant Location
Evaluasi atas Plant Lay-out
Evaluasi atas Production Process and Schedule
Evaluasi atas Product Distribution
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)
Konsep ini dikembangkan terakhir oleh American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yaitu suatu organisasi profesional dalam bidang akuntansi publik yang keanggotaannya hanya bagi akuntan publik terdaftar (certified public accountants) melalui Statement of Auditing Standard (SAS) No. 55.
Dalam konsep ini, AICPA memperkenalkan 3 (tiga) komponen pengendalian manajemen, yaitu :
1)Lingkungan Pengendalian,
2)Sistem Akuntansi, dan
3)Prosedur Pengendalian.
1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan para anggota dewan pengawas, manajemen, dan pemilik organisasi, sehubungan dengan pentingnya pengendalian dan penekannya pada organisasi. Secara umum, lingkungan pengendalian ini menyediakan pola bagi terciptanya pengendalian dalam sistem operasi dan pencatatan dalam organisasi.
2) Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang efektif disusun dari metode-metode dan catatan- catatan untuk :
a). Mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang sudah diotorisasi.
b). Menjelaskan transaksi tersebut pada saat yang tepat, menjadi rincian yang cukup c). untuk mengklasifikasikannya secara tepat untuk tujuan pelaporan keuangan.
d). Mengukur nilai transaksi sehingga nilai keuangannya dapat dicatat dalam laporan keuangan.
e). Menyajikan transaksi- transaski tersebut dalam laporan keuangan lengkap dengan pengungkapan yang diperlukan.
3) Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian memuat unsur-unsur :
Organisasi yang tepat atas transaksi dan kegiatan.
Pemisahan fungsi, sehingga peluang seseorang untuk berbuat salah dan menyembunyikan kesalahan atau kecurangan dalam organisasi normal menjadi minimum, misalnya pemisahan fungsi yang membedakan tanggung jawab untuk mengotorisasi, mencatat, dan menyimpan pada orang-orang yang berbeda.
Dokumen dan catatan dirancang dan digunakan secukupnya untuk menjamin pencatatan kejadian dan transaksi secara tepat, misalnya pemantauan Nomor Urut Formulir dan pengamanan yang cukup terhadap Asset serta catatan itu sendiri.
Review yang bebas, termasuk pengawasan atas pelaksanaan kegiatan dan atas penilaian terhadap jumlah-jumlah yang tercatat, seperti misalnya pengecekan ketelitian penulisan, rekonsiliasi dan pencocokan fisik dengan catatan
Sistem Pengendalian Manajemen dalam arti Dinamis
Konsep ini dikembangkan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) yaitu suatu komisi yang bertujuan merumuskan Pengendalian Intern secara lebih mendalam dan beranggotakan wakil-wakil dari Financial Executives Institute, AICPA, American Accounting Associations, The Institute of Internal Auditors, dan Institute of Management Accountants.
COSO merumuskan 5 (lima) komponen pengendalian intern, yaitu :
a) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Faktor lingkungan pengendalian termasuk integritas, etika, kompetensi, pandangan, dan filosopi manajemen dan cara manajemen membagi tugas dan wewenang/tanggung jawab serta arahan dan perhatian yang diberikan pimpinan puncak.
b) Penaksiran Risiko (Risk Assessment)
Setiap entitas dalam melaksanakan aktivitas menghadapi berbagai risiko, baik internal maupun eksternal yang harus diperhitungkan terkait dalam mencapai tujuan sehingga membentuk suatu basis penetapan bagaimana risiko tersebut seharusnya dikelola. Penaksiran risiko mensyaratkan adanya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
c) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Meliputi kebijakan dan prosedur yang menunjang arahan dari manajemen untuk diikuti. Kebijakan dan prosedur tersebut memungkinkan diambilnya tindakan dengan mempertimbangkan risiko yang terdapat pada seluruh jenjang dan fungsi dalam organisasi. Di dalamnya termasuk berbagai jenis otorisasi dan verifikasi, rekonsiliasi, evaluasi kinerja, dan pengamanan harta serta pemisahan tugas.
d) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi yang relevan perlu diidentifikasi, dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat sehingga memungkinkan pelaksanaan tanggung jawab yang baik oleh anggota organisasi. Sistem Informasi menghasilkan laporan tentang kegiatan operasional dan keuangan serta ketaatan terhadap peraturan yang berlaku dalam rangka melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan tugas.
e) Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah suatu proses yang mengevaluasi kualitas kinerja Sistem Pengendalian Manajemen pada saat kegiatan berlangsung. Proses ini diselenggarakan melalui aktivitas pemantauan yang berkesinambungan dan melalui review intern atau melalui kedua-duanya.
Pengendalian Manajemen menurut Konsep Government Accounting Office (GAO) atau Lembaga Pengawas Tertinggi di Amerika Serikat
Menurut Government Accounting Office (GAO) yang didukung oleh pendapat Sawyeer Lawrence B. dalam bukunya Internal Auditing Edisi 4 Tahun 1996 telah menetapkan bahwa Pengendalian Manajemen dapat dilakukan melalui 8 (delapan) sarana, yaitu :
1) Pengorganisasian.
2) Kebijaksanaan.
3) Prosedur dan Tata Kerja.
4) Personil.
5) Perencanaan.
6) Akuntansi dan Pencatatan.
7) Pelaporan.
8) Petunjuk Pelaksanaan dan Teknis.
9) Review Internal.
Kegiatan Pengawasan oleh Atasan Langsung terhadap Bawahan
Kegiatan tersebut menetapkan 6 (enam) sarana pelaksanaan pengawasan oleh atasan langsung, yaitu :
a). Penciptaan struktur organisasi.
b). Penyusunan kebijaksanaan pelaksanaan.
c). Penyusunan rencana kerja.
d). Penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan.
e). Pembinaan personil.
f). Prosedur kerja.
sumber
Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.
H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.
T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.
1. Definisi
Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:
a. penetapan standar pelaksanaan;
b. penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
c. pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
d. pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan
e. pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Tujuan dan Mekanisme Pengendalian/Pengawasan
Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
Mekanisme pengendalian/pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Penetapan standar kegiatan
2. Menyusun umpan balik (feedback)
3. Pembandingan kegiatan dengan standar
4. Mengukur penyimpangan
5. Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan
Jenis Pengendalian
Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :
1. Aspek waktu
2. aspek obyek
3. Aspek subyek
Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan menjadi :
a. Atas dasar aspek waktu :
– Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedang berjalan.
– Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
b. Atas dasar aspek obyek :
– Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi
– Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional
c. Atas dasar aspek subyek :
– Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen
– Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen
Langkah – Langkah Pengendalian
Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
2. Mengukur kegiatan
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi
Unsur Pengendalian:
1. Detektor atau sensor
2. Assesor atau penilai
3. Efektor atau pengubah
4. Jaringan Komunikasi
Proses pengendalian manajemen :
adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan
Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian:
– Strategy Formulation
– Management Control
– Task Control
Pengendalian manajemen :Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan:
– Aktivitas Pengendalian Manajemen
– Keselarasan Tujuan
– Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya
– Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan
– Membantu Mengembangkan Strategi Baru
Aktivitas pengendalian manajemen terdiri dari:
1. Perencanaan
2. Koordinasi
3. Komunikasi
4. Evaluasi
5. Pengambilan Keputusan
6. Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya
Tujuan fungsi pengendalian :
adaptasi lingkungan
meminimalkan kegagalan
meminimumkan biaya
mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
beberapa gejala yang memerlukan pengawasan:
Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
Berkurangnya kas perusahaan
Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
Biaya yang melebihi anggaran
Adanya penghamburan dan inefisiensi
Beberapa pengendalian /pengawasan di bidang msdm:
Penerapan Employee Discipline System
Adanya Career Path
Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang informasi :
Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang keuangan :
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Manajemen Kas (Cash Management)
Pengelolaan Biaya (Cost Control)
Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang produksi :
Evaluasi atas Plant Location
Evaluasi atas Plant Lay-out
Evaluasi atas Production Process and Schedule
Evaluasi atas Product Distribution
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)
Konsep ini dikembangkan terakhir oleh American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yaitu suatu organisasi profesional dalam bidang akuntansi publik yang keanggotaannya hanya bagi akuntan publik terdaftar (certified public accountants) melalui Statement of Auditing Standard (SAS) No. 55.
Dalam konsep ini, AICPA memperkenalkan 3 (tiga) komponen pengendalian manajemen, yaitu :
1)Lingkungan Pengendalian,
2)Sistem Akuntansi, dan
3)Prosedur Pengendalian.
1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan para anggota dewan pengawas, manajemen, dan pemilik organisasi, sehubungan dengan pentingnya pengendalian dan penekannya pada organisasi. Secara umum, lingkungan pengendalian ini menyediakan pola bagi terciptanya pengendalian dalam sistem operasi dan pencatatan dalam organisasi.
2) Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang efektif disusun dari metode-metode dan catatan- catatan untuk :
a). Mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang sudah diotorisasi.
b). Menjelaskan transaksi tersebut pada saat yang tepat, menjadi rincian yang cukup c). untuk mengklasifikasikannya secara tepat untuk tujuan pelaporan keuangan.
d). Mengukur nilai transaksi sehingga nilai keuangannya dapat dicatat dalam laporan keuangan.
e). Menyajikan transaksi- transaski tersebut dalam laporan keuangan lengkap dengan pengungkapan yang diperlukan.
3) Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian memuat unsur-unsur :
Organisasi yang tepat atas transaksi dan kegiatan.
Pemisahan fungsi, sehingga peluang seseorang untuk berbuat salah dan menyembunyikan kesalahan atau kecurangan dalam organisasi normal menjadi minimum, misalnya pemisahan fungsi yang membedakan tanggung jawab untuk mengotorisasi, mencatat, dan menyimpan pada orang-orang yang berbeda.
Dokumen dan catatan dirancang dan digunakan secukupnya untuk menjamin pencatatan kejadian dan transaksi secara tepat, misalnya pemantauan Nomor Urut Formulir dan pengamanan yang cukup terhadap Asset serta catatan itu sendiri.
Review yang bebas, termasuk pengawasan atas pelaksanaan kegiatan dan atas penilaian terhadap jumlah-jumlah yang tercatat, seperti misalnya pengecekan ketelitian penulisan, rekonsiliasi dan pencocokan fisik dengan catatan
Sistem Pengendalian Manajemen dalam arti Dinamis
Konsep ini dikembangkan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) yaitu suatu komisi yang bertujuan merumuskan Pengendalian Intern secara lebih mendalam dan beranggotakan wakil-wakil dari Financial Executives Institute, AICPA, American Accounting Associations, The Institute of Internal Auditors, dan Institute of Management Accountants.
COSO merumuskan 5 (lima) komponen pengendalian intern, yaitu :
a) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Faktor lingkungan pengendalian termasuk integritas, etika, kompetensi, pandangan, dan filosopi manajemen dan cara manajemen membagi tugas dan wewenang/tanggung jawab serta arahan dan perhatian yang diberikan pimpinan puncak.
b) Penaksiran Risiko (Risk Assessment)
Setiap entitas dalam melaksanakan aktivitas menghadapi berbagai risiko, baik internal maupun eksternal yang harus diperhitungkan terkait dalam mencapai tujuan sehingga membentuk suatu basis penetapan bagaimana risiko tersebut seharusnya dikelola. Penaksiran risiko mensyaratkan adanya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
c) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Meliputi kebijakan dan prosedur yang menunjang arahan dari manajemen untuk diikuti. Kebijakan dan prosedur tersebut memungkinkan diambilnya tindakan dengan mempertimbangkan risiko yang terdapat pada seluruh jenjang dan fungsi dalam organisasi. Di dalamnya termasuk berbagai jenis otorisasi dan verifikasi, rekonsiliasi, evaluasi kinerja, dan pengamanan harta serta pemisahan tugas.
d) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi yang relevan perlu diidentifikasi, dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat sehingga memungkinkan pelaksanaan tanggung jawab yang baik oleh anggota organisasi. Sistem Informasi menghasilkan laporan tentang kegiatan operasional dan keuangan serta ketaatan terhadap peraturan yang berlaku dalam rangka melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan tugas.
e) Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah suatu proses yang mengevaluasi kualitas kinerja Sistem Pengendalian Manajemen pada saat kegiatan berlangsung. Proses ini diselenggarakan melalui aktivitas pemantauan yang berkesinambungan dan melalui review intern atau melalui kedua-duanya.
Pengendalian Manajemen menurut Konsep Government Accounting Office (GAO) atau Lembaga Pengawas Tertinggi di Amerika Serikat
Menurut Government Accounting Office (GAO) yang didukung oleh pendapat Sawyeer Lawrence B. dalam bukunya Internal Auditing Edisi 4 Tahun 1996 telah menetapkan bahwa Pengendalian Manajemen dapat dilakukan melalui 8 (delapan) sarana, yaitu :
1) Pengorganisasian.
2) Kebijaksanaan.
3) Prosedur dan Tata Kerja.
4) Personil.
5) Perencanaan.
6) Akuntansi dan Pencatatan.
7) Pelaporan.
8) Petunjuk Pelaksanaan dan Teknis.
9) Review Internal.
Kegiatan Pengawasan oleh Atasan Langsung terhadap Bawahan
Kegiatan tersebut menetapkan 6 (enam) sarana pelaksanaan pengawasan oleh atasan langsung, yaitu :
a). Penciptaan struktur organisasi.
b). Penyusunan kebijaksanaan pelaksanaan.
c). Penyusunan rencana kerja.
d). Penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan.
e). Pembinaan personil.
f). Prosedur kerja.
sumber
Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.
H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.
T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.
ACTUATING DLAM MANAJEMEN (2)
PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a. Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
Cara-cara pengarahan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:
1. Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :
1. Tugas itu sendiri
2. Tugas lain yang ada hubungannya
3. Ruang lingkup tugas
4. Tujuan dari tugas
5. Delegasi wewenang
6. Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7. Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.
2. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :
a. Perintah umum dan khusus
Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.
b. Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.
c. Perintah formal dan informal
Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.
Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:
“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.
“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.
Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.
SUMBER:
Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994
Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997
Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995
Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2nd Ed, Prentice Hall, 2000
Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a. Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
Cara-cara pengarahan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:
1. Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :
1. Tugas itu sendiri
2. Tugas lain yang ada hubungannya
3. Ruang lingkup tugas
4. Tujuan dari tugas
5. Delegasi wewenang
6. Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7. Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.
2. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :
a. Perintah umum dan khusus
Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.
b. Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.
c. Perintah formal dan informal
Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.
Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:
“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.
“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.
Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.
SUMBER:
Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994
Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997
Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995
Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2nd Ed, Prentice Hall, 2000
Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995
ACTUATING DALAM MANAJEMEN
Actuating
1. Pengertian (Pengarahan / Pergerakan)
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (Disingkat POAC) dalam Mulyono (2008:23), yaitu “planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan),controlling (pengendalian)”. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar. Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
B.Fungsi dan Peranan Actuating (Penggerakan)
Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) (Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000 : 95). Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
sumber:
Mulyono. 2008. Manajemen administrasi dan pendidikan. Yogyakarta: ar-ruzz media.
Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994
Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997
Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995
Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2nd Ed, Prentice Hall, 2000
Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995
1. Pengertian (Pengarahan / Pergerakan)
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (Disingkat POAC) dalam Mulyono (2008:23), yaitu “planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan),controlling (pengendalian)”. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar. Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
B.Fungsi dan Peranan Actuating (Penggerakan)
Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) (Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000 : 95). Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
sumber:
Mulyono. 2008. Manajemen administrasi dan pendidikan. Yogyakarta: ar-ruzz media.
Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994
Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997
Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995
Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2nd Ed, Prentice Hall, 2000
Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995
Sabtu, 12 Oktober 2013
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
materi minggu ke 4 dan 5
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Aspek utama proses penyusunan organisasi adalah patementalisasi dan pembagian kerja. Pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :
1. Cara menajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagian organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
4. Cara dalam para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.
1. Pembagian kerja.
2. Departementalisasi.
3. Bagan organisasi formal.
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah.
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen.
6. Saluran komunikasi.
7. Penggunaan komite.
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal.
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Menunjukann kerangka dan susunan perwujudan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Faktor-faktor struktur organisasi
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4. Ukuran organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi
1. Spesialisasi kegiatan.
2. Standardisasi kegiatan.
3. Koordinasi kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi.
5. Ukuran satuan kerja.
Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja yang memungkinkan sinergi terjadi.
Bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi. Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Aspek Utama Bagan Organisasi :
1. Pembsgisn kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Tipe-tipe pekerjaan yang dilaksanakan.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
5. Tingkat manajemen.
Bagan organisasi ini mempunyai keuntungan juga kerugian, diantaranya :
ü Keuntungannya
ð Bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun.
ü Kerugiannya
ð Bahwa masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
Henry G. Hodges, mengemukakan empat bentuk bagan organisasi
1. Bentuk pyramid.
2. Bentuk vertical.
3. Bentuk horizontal.
4. Bentuk lingkaran.
Beberapa bentuk partemelisasi, adalah atas dasar : 1) fungsi; 2) produk atau jasa; 3) wilayah; 4) langganan; 5) proses atau peralatan; 6) waktu; 7) pelayanan; 8) alpha-numerica; 9) proyek dan matriks.
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama untuk membentuk satuan organisasi.
Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses atau peralatan. Struktur divisional mempunyai beberapa keuntungan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat.
Ada keuntungan , tentunya juga ada kerugaiannya. Yang diantaranya menyebabkan berkembangnya persaingan potensial antara sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas, masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi, masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan, dapat menimbulkan tidak konsistensinya kebijaksanaan antara devisi-devisi, masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
Kelompok-kelompok kerja formal organisasi, tipe-tipenya :
1. Kesatuan tugas khusus (task force), dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus.
2. Panitia tetap (standing commiters)dan panitia Ad hoc, dibentuk untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, member saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
3. Dewan atau komisi.
Kelompok-kelompok organisasi informal, memainkan peranan-penting dalam dinamika perilaku organisasi. Muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi dalam pengelompokan-pengelompokan social.
ORGANISASI SEBAGAI ALAT MANAJEMEN
Yang dimaksudkan dengan organisasi sebagai alat manajemen, adalah organisasi sebagai wadah atau tempat manajemen melakukan kegiatan. Dan kegiatan tersebut tidak dapat dilakukan secara individual. Dengan kata lain tujuan tersebut tidak akan dapat dicapai oleh manusia secara individual, akan tetapi hanya dengan kerja samalah tujuan tersebut akan tercapai.
ORGANISASI SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
Organisasi sebagai fungsi manajemen adalah organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi manajemen.
Organisasi atau pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas manajemen di dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapainya aktifitas-aktifitas manajemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu.
Dimana yang dimaksudkan dengan fungsi-fungsi manajemen itu adalah sebagai berikut :
Forecasting, Planning termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling resources, Directing atau commanding, Leading, Coordinating, Motivating, Controlling and Reporting
Proses Terjadinya Hubungan Antar Manusia Dalam Organisasi
Pada umumnya ada dua macam hubungan di dalam organisasi, yaitu :
a. Hubungan formal
Formal dalam arti para anggota berhubungan secara kedinasan yang sudah diatur oleh tata tertib organisasi.
b. Hubungan non formal
Non formal itu terjadinya tidaklah diatur dalam tata tertib organisasi, ia lebih banyak bersifat kekeluargaan dan tidak tergambar dalam struktur organisasi.
Untuk terdapatnya keharmonisan, keseimbangan yang bagaimana yang diharapakan berkembang dalam suatu organisasi, tentu saja yang diharapkan adalah hubungan formal tetap berjalan di samping hubungan non formal. Salah satunya jangan sampai menggangu yang lain. Penerapan kedua hubungan ini tentulah amat tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi (situasional).
Apa Yang Mendorong Orang Untuk Membentuk Organisasi
Pada dasarnya ada 3 hal yang mendorong orang untuk membentuk suatu organisasi, yaitu :
1. Pekerjaan yang banyak menumpuk dan tidak mungkin dikerjakan oleh orang seorang.
2. Pekerjaan kadang-kadang menuntut keahlian tertentu dan berbeda.
3. Pekerjaan dilaksanakan di beberapa tempat yang berebda, dalam waktu bersamaan.
Peranan Koordinasi Di Suatu Organisasi
Koordinasi adalah usaha untuk menyatukan serta menyelaraskan kegiatan yang ada, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran, berlawanan dan semua kegiatan dapat mengarah kepada titik pencapaian tujuan.
Koordinasi perlu ada di dalam suatu organisasi, sebab koordinasi perlu untuk mencegah timbulnya kekuatan pemisah (divergensi) dari tujuan semula, akibat adanya pembagian tugas. Output dari koordinasi adalah terdapatnya kegiatan yang terarah, tidak simpang siur dan tidak bertentangan serta tidak saling tumpang tindih sesamanya.
Berikut adalah gejala-gejala yang muncul bila koordinasi tidak ada dalam suatu organisasi :
Terjadinya tumpang tindih (duplikasi) dalam pekerjaan.
Terjadinya kekosongan (vakum) terhadap suatu pekerjaan karena tidak ada orang yang mengerjakannya.
Para pegawai saling angkat bahu, bila pekerjaan itu dianggap berat, dan saling berebut bila pekerjaan itu menarik hatinya.
Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancar, para petugas merasa serba salah dan saling berbenturan.
Satu pekerjaan dapat dihapuskan oleh pekerjaan lain tanpa disadari.
Peranan Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi dalam organisasi, dan bagaimana mereka saling berhubungan.
Manfaat utama dari adanya bagan organisasi tersebut adalah bagan tersebut memungkinkan kita mengetahui bagaimana organisasi itu terbentuk. Dengan adanya bagan organisasi maka pimpinan dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas apa yang harus dilakukan, dan apabila terdapat sesuatu masalah maka kita akan dapat mengetahui ke bagian mana kita harus menghubunginya.
Tujuan Yang Ingin Dicapai Oleh Pengorganisasian Dalam Manajemen
Mempermudah pelaksanaan tugas.
Mempermudah pimpinan melakukan pengendalian.
Agar kegiatan-kegiatan para bawahan terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan.
Agar dapat menentukan orang-orang yang tepat untuk tugas-tugas yang ada.
Cara pimpinan mengendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian tugas yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dapat dengan mudah mengingat, siapa mengerjakan apa, yang pada akhirnya dapat dimintakan pertanggungjawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
Dengan pembagian tugas kegiatan bawahan dapat tertuju pada satu arah, karena dengan adanya pembagian tugas, dapat dihindari kesimpangsiuran tugas, sehingga setiap orang tahu apa yang menjadi tugasnya, dan mereka akan berusaha melaksanakn tugas itu dengan sebaik-baiknya, sehingga tiap-tiap kegiatan itu akan terarah ke satu tujuan.
Unsur-Unsur Pokok
Organisasi
Yang menjadi unsur pokok organisasi menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen, dasar, Pengertian, dan Masalah, adalah :
1. Manusia
2. Struktur
3. Sasaran
4. Pekerjaan
5. Lingkungan
Fungsi Pengorganisasian Di dalam Manajemen
Menurut Prof. Dr. Arifin Abdulrachman dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, ada 4 fungsi pengorganisasian, yaitu :
Mengatur pekerjaan dan kerja sama sebaik-baiknya
Mencegah serta mengurangi kelambatan pekerjaan serta kesulitan dalam proses pekerjaan
Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran pekerjaan
Membuat standar-standar kerja baru
Cara Untuk Membuat Penerapan Pengorganisasian Di dalam Manajemen Dapat Berfungsi Dengan Baik
Penerapan prinsip organisasi bertujuan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam rangka membentuk suatu organisasi yang baik atau dalam usaha menyusun suatu organisasi, perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa asas atau prinsip organisasi.
Ada beberapa prinsip organisasi yaitu :
Perumusan Tujuan Dengan Jelas
Pembagian Kerja
Delegasi Kekuasaan ( Delegation Of Autority)
Rentang Kekuasaan
Tingkat-Tingkat Pengawasan
Kesatuan Perintah dan TanggungJawab (Unity of Command and Responsibility)
Koordinasi
Organisasi yang dimaksud disini adalah organisasi formal yang dapat dipahami sebagai suatu “struktur peran”. Jadi organisasi kita anggap sebagai pengelompokkan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan (yang dapat diverifikasi), penugasan setiap kelompok kegiatan kepada seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasinya, dan melakukan koordinasi secara horizontal dan vertikal dalam struktur organisasi. Struktur organisasi harus dirancang agar semua orang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas hasil-hasil (tujuan) yang dicapai. Seorang manajer akan berpendapat bahwa mereka sedang mengorganisasi kalau mereka sedang membuat struktur organisasi. Menurut James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman (1990) Struktur organisasi merujuk kepada cara dimana kegiatan-kegiatan organisasi dibagi, diorganisasi dan dikoordinasikan.
Departementasi dan Rentang Manajemen
Struktur organisasi dapat digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Sebagai contoh lihat gambar 3.1. Kotak-kotak menggambarkan departementasi (pengelompokkan kegiatan), kemudian kotak-kotak itu diatur dalam tingkatan-tingkatan (hierarki manajemen), dan garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak menggambarkan rantai komando atau “siapa melapor kepada siapa” dan juga menggambarkan hubungan atau koordinasi secara horizontal dan vertikal. Susunan kotak tersebut membentuk piramida, satu kotak di atas membawahi beberapa kotak pada setiap hierarki manajemen, hal ini menggambarkan rentang manajemen (span of authority), yang diartikan sebagai jumlah bawahan yang secara langsung melapor kepada seorang manajer tertentu.
Gambar 3.1.
Struktur Organisasi dengan Rentang Sempit-Struktur Tinggi dan Rentang Luas-Struktur Datar.
o Organisasi Rentang Sempit-Struktur Tinggi
Keunggulan Kelemahan
o Supervisi langsung o Para atasan cenderung terlalu terlibat dalam tugas bawahan
o Pengendalian langsung o Banyak tingkat manajemen
o Cepatnya komunikasi antara bawahan dan atasan o Biaya tinggi karena banyaknya tingkatan
o Lebarnya jarak antara tingkat terbawah dan tingkat puncak
o Organisasi Rentang Luas-Struktur Datar
Keunggulan Kelemahan
o Para atasan terpaksa mengadakan pendelegasian o Atasan yang terlalu banyak beban cenderung menghambat keputusan
o Kebijakan yang jelas harus dibuat o Ada bahaya para atasan kehilangan kendali
o Para bawahan harus diseleksi secara hati-hati o Dituntut kualitas istimewa dari para manajer
3.2. Organisasi Koperasi
Koperasi yang dimaksud disini dibatasi untuk koperasi primer yang banyak kita jumpai yaitu koperasi yang anggotanya orang-orang, misalnya Koperasi Keluarga Besar Mahasiswa (KKBM) Ikopin. Gambar 3.2. adalah bagan struktur organisasi yang ideal dan besar, bukan struktur KKBM Ikopin yang sebenarnya.
KKBM Ikopin beranggotakan para dosen, karyawan, dan mahasiswa, mereka adalah rumah-rumah tangga konsumsi yang mempunyai kebutuhan yang berbeda. Kebutuhan dosen dan karyawan adalah terutama barang-barang konsumsi untuk mempertahankan kelangsungan hidup atau meningkatkan kesejahteraan rumah tangganya, sedangkan mahasiswa kebutuhannya terutama mempertahankan studinya dan meningkatkan prestasi individu. Jadi departementasi pada KKBM Ikopin harus didasarkan pada kebutuhan pelanggannya (dosen, karyawan, dan mahasiswa). Dasar departementasi demikian disebut departementasi berdasarkan pelanggan. Menurut Koontz ada 10 dasar departementasi. Sedangkan menurut Stoner ada 3 jenis struktur organisasi utama. Dasar departementasi oleh Stoner disebut jenis struktur organisasi.
sumber
1) Manajemen, Edisi Kedelapan
Pengarang : Harold Koontz, Cyril O’Donell, dan Heinz Weihrich
Alih Bahasa : Alfonsus Sirait
Penerbit : Erlangga, Jakarta, 1996
2) Manajemen, Edisi Kelima
Pengarang : James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman
Alih Bahasa : Wilhelmus W.Bakowatun dan Drs.Benyamin Molan
Penerbit : Intermedia, Jakarta, 1994
e-learning gunadarma Dasar-dasar manajemen
staff.uny.ac.id
komisi.staf.gunadarma.ac.id
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Aspek utama proses penyusunan organisasi adalah patementalisasi dan pembagian kerja. Pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :
1. Cara menajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagian organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
4. Cara dalam para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.
1. Pembagian kerja.
2. Departementalisasi.
3. Bagan organisasi formal.
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah.
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen.
6. Saluran komunikasi.
7. Penggunaan komite.
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal.
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Menunjukann kerangka dan susunan perwujudan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Faktor-faktor struktur organisasi
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4. Ukuran organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi
1. Spesialisasi kegiatan.
2. Standardisasi kegiatan.
3. Koordinasi kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi.
5. Ukuran satuan kerja.
Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja yang memungkinkan sinergi terjadi.
Bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi. Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Aspek Utama Bagan Organisasi :
1. Pembsgisn kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Tipe-tipe pekerjaan yang dilaksanakan.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
5. Tingkat manajemen.
Bagan organisasi ini mempunyai keuntungan juga kerugian, diantaranya :
ü Keuntungannya
ð Bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun.
ü Kerugiannya
ð Bahwa masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
Henry G. Hodges, mengemukakan empat bentuk bagan organisasi
1. Bentuk pyramid.
2. Bentuk vertical.
3. Bentuk horizontal.
4. Bentuk lingkaran.
Beberapa bentuk partemelisasi, adalah atas dasar : 1) fungsi; 2) produk atau jasa; 3) wilayah; 4) langganan; 5) proses atau peralatan; 6) waktu; 7) pelayanan; 8) alpha-numerica; 9) proyek dan matriks.
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama untuk membentuk satuan organisasi.
Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses atau peralatan. Struktur divisional mempunyai beberapa keuntungan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat.
Ada keuntungan , tentunya juga ada kerugaiannya. Yang diantaranya menyebabkan berkembangnya persaingan potensial antara sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas, masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi, masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan, dapat menimbulkan tidak konsistensinya kebijaksanaan antara devisi-devisi, masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
Kelompok-kelompok kerja formal organisasi, tipe-tipenya :
1. Kesatuan tugas khusus (task force), dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus.
2. Panitia tetap (standing commiters)dan panitia Ad hoc, dibentuk untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, member saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
3. Dewan atau komisi.
Kelompok-kelompok organisasi informal, memainkan peranan-penting dalam dinamika perilaku organisasi. Muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi dalam pengelompokan-pengelompokan social.
ORGANISASI SEBAGAI ALAT MANAJEMEN
Yang dimaksudkan dengan organisasi sebagai alat manajemen, adalah organisasi sebagai wadah atau tempat manajemen melakukan kegiatan. Dan kegiatan tersebut tidak dapat dilakukan secara individual. Dengan kata lain tujuan tersebut tidak akan dapat dicapai oleh manusia secara individual, akan tetapi hanya dengan kerja samalah tujuan tersebut akan tercapai.
ORGANISASI SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
Organisasi sebagai fungsi manajemen adalah organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi manajemen.
Organisasi atau pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas manajemen di dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapainya aktifitas-aktifitas manajemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu.
Dimana yang dimaksudkan dengan fungsi-fungsi manajemen itu adalah sebagai berikut :
Forecasting, Planning termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling resources, Directing atau commanding, Leading, Coordinating, Motivating, Controlling and Reporting
Proses Terjadinya Hubungan Antar Manusia Dalam Organisasi
Pada umumnya ada dua macam hubungan di dalam organisasi, yaitu :
a. Hubungan formal
Formal dalam arti para anggota berhubungan secara kedinasan yang sudah diatur oleh tata tertib organisasi.
b. Hubungan non formal
Non formal itu terjadinya tidaklah diatur dalam tata tertib organisasi, ia lebih banyak bersifat kekeluargaan dan tidak tergambar dalam struktur organisasi.
Untuk terdapatnya keharmonisan, keseimbangan yang bagaimana yang diharapakan berkembang dalam suatu organisasi, tentu saja yang diharapkan adalah hubungan formal tetap berjalan di samping hubungan non formal. Salah satunya jangan sampai menggangu yang lain. Penerapan kedua hubungan ini tentulah amat tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi (situasional).
Apa Yang Mendorong Orang Untuk Membentuk Organisasi
Pada dasarnya ada 3 hal yang mendorong orang untuk membentuk suatu organisasi, yaitu :
1. Pekerjaan yang banyak menumpuk dan tidak mungkin dikerjakan oleh orang seorang.
2. Pekerjaan kadang-kadang menuntut keahlian tertentu dan berbeda.
3. Pekerjaan dilaksanakan di beberapa tempat yang berebda, dalam waktu bersamaan.
Peranan Koordinasi Di Suatu Organisasi
Koordinasi adalah usaha untuk menyatukan serta menyelaraskan kegiatan yang ada, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran, berlawanan dan semua kegiatan dapat mengarah kepada titik pencapaian tujuan.
Koordinasi perlu ada di dalam suatu organisasi, sebab koordinasi perlu untuk mencegah timbulnya kekuatan pemisah (divergensi) dari tujuan semula, akibat adanya pembagian tugas. Output dari koordinasi adalah terdapatnya kegiatan yang terarah, tidak simpang siur dan tidak bertentangan serta tidak saling tumpang tindih sesamanya.
Berikut adalah gejala-gejala yang muncul bila koordinasi tidak ada dalam suatu organisasi :
Terjadinya tumpang tindih (duplikasi) dalam pekerjaan.
Terjadinya kekosongan (vakum) terhadap suatu pekerjaan karena tidak ada orang yang mengerjakannya.
Para pegawai saling angkat bahu, bila pekerjaan itu dianggap berat, dan saling berebut bila pekerjaan itu menarik hatinya.
Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancar, para petugas merasa serba salah dan saling berbenturan.
Satu pekerjaan dapat dihapuskan oleh pekerjaan lain tanpa disadari.
Peranan Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi dalam organisasi, dan bagaimana mereka saling berhubungan.
Manfaat utama dari adanya bagan organisasi tersebut adalah bagan tersebut memungkinkan kita mengetahui bagaimana organisasi itu terbentuk. Dengan adanya bagan organisasi maka pimpinan dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas apa yang harus dilakukan, dan apabila terdapat sesuatu masalah maka kita akan dapat mengetahui ke bagian mana kita harus menghubunginya.
Tujuan Yang Ingin Dicapai Oleh Pengorganisasian Dalam Manajemen
Mempermudah pelaksanaan tugas.
Mempermudah pimpinan melakukan pengendalian.
Agar kegiatan-kegiatan para bawahan terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan.
Agar dapat menentukan orang-orang yang tepat untuk tugas-tugas yang ada.
Cara pimpinan mengendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian tugas yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dapat dengan mudah mengingat, siapa mengerjakan apa, yang pada akhirnya dapat dimintakan pertanggungjawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
Dengan pembagian tugas kegiatan bawahan dapat tertuju pada satu arah, karena dengan adanya pembagian tugas, dapat dihindari kesimpangsiuran tugas, sehingga setiap orang tahu apa yang menjadi tugasnya, dan mereka akan berusaha melaksanakn tugas itu dengan sebaik-baiknya, sehingga tiap-tiap kegiatan itu akan terarah ke satu tujuan.
Unsur-Unsur Pokok
Organisasi
Yang menjadi unsur pokok organisasi menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen, dasar, Pengertian, dan Masalah, adalah :
1. Manusia
2. Struktur
3. Sasaran
4. Pekerjaan
5. Lingkungan
Fungsi Pengorganisasian Di dalam Manajemen
Menurut Prof. Dr. Arifin Abdulrachman dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, ada 4 fungsi pengorganisasian, yaitu :
Mengatur pekerjaan dan kerja sama sebaik-baiknya
Mencegah serta mengurangi kelambatan pekerjaan serta kesulitan dalam proses pekerjaan
Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran pekerjaan
Membuat standar-standar kerja baru
Cara Untuk Membuat Penerapan Pengorganisasian Di dalam Manajemen Dapat Berfungsi Dengan Baik
Penerapan prinsip organisasi bertujuan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam rangka membentuk suatu organisasi yang baik atau dalam usaha menyusun suatu organisasi, perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa asas atau prinsip organisasi.
Ada beberapa prinsip organisasi yaitu :
Perumusan Tujuan Dengan Jelas
Pembagian Kerja
Delegasi Kekuasaan ( Delegation Of Autority)
Rentang Kekuasaan
Tingkat-Tingkat Pengawasan
Kesatuan Perintah dan TanggungJawab (Unity of Command and Responsibility)
Koordinasi
Organisasi yang dimaksud disini adalah organisasi formal yang dapat dipahami sebagai suatu “struktur peran”. Jadi organisasi kita anggap sebagai pengelompokkan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan (yang dapat diverifikasi), penugasan setiap kelompok kegiatan kepada seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasinya, dan melakukan koordinasi secara horizontal dan vertikal dalam struktur organisasi. Struktur organisasi harus dirancang agar semua orang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas hasil-hasil (tujuan) yang dicapai. Seorang manajer akan berpendapat bahwa mereka sedang mengorganisasi kalau mereka sedang membuat struktur organisasi. Menurut James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman (1990) Struktur organisasi merujuk kepada cara dimana kegiatan-kegiatan organisasi dibagi, diorganisasi dan dikoordinasikan.
Departementasi dan Rentang Manajemen
Struktur organisasi dapat digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Sebagai contoh lihat gambar 3.1. Kotak-kotak menggambarkan departementasi (pengelompokkan kegiatan), kemudian kotak-kotak itu diatur dalam tingkatan-tingkatan (hierarki manajemen), dan garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak menggambarkan rantai komando atau “siapa melapor kepada siapa” dan juga menggambarkan hubungan atau koordinasi secara horizontal dan vertikal. Susunan kotak tersebut membentuk piramida, satu kotak di atas membawahi beberapa kotak pada setiap hierarki manajemen, hal ini menggambarkan rentang manajemen (span of authority), yang diartikan sebagai jumlah bawahan yang secara langsung melapor kepada seorang manajer tertentu.
Gambar 3.1.
Struktur Organisasi dengan Rentang Sempit-Struktur Tinggi dan Rentang Luas-Struktur Datar.
o Organisasi Rentang Sempit-Struktur Tinggi
Keunggulan Kelemahan
o Supervisi langsung o Para atasan cenderung terlalu terlibat dalam tugas bawahan
o Pengendalian langsung o Banyak tingkat manajemen
o Cepatnya komunikasi antara bawahan dan atasan o Biaya tinggi karena banyaknya tingkatan
o Lebarnya jarak antara tingkat terbawah dan tingkat puncak
o Organisasi Rentang Luas-Struktur Datar
Keunggulan Kelemahan
o Para atasan terpaksa mengadakan pendelegasian o Atasan yang terlalu banyak beban cenderung menghambat keputusan
o Kebijakan yang jelas harus dibuat o Ada bahaya para atasan kehilangan kendali
o Para bawahan harus diseleksi secara hati-hati o Dituntut kualitas istimewa dari para manajer
3.2. Organisasi Koperasi
Koperasi yang dimaksud disini dibatasi untuk koperasi primer yang banyak kita jumpai yaitu koperasi yang anggotanya orang-orang, misalnya Koperasi Keluarga Besar Mahasiswa (KKBM) Ikopin. Gambar 3.2. adalah bagan struktur organisasi yang ideal dan besar, bukan struktur KKBM Ikopin yang sebenarnya.
KKBM Ikopin beranggotakan para dosen, karyawan, dan mahasiswa, mereka adalah rumah-rumah tangga konsumsi yang mempunyai kebutuhan yang berbeda. Kebutuhan dosen dan karyawan adalah terutama barang-barang konsumsi untuk mempertahankan kelangsungan hidup atau meningkatkan kesejahteraan rumah tangganya, sedangkan mahasiswa kebutuhannya terutama mempertahankan studinya dan meningkatkan prestasi individu. Jadi departementasi pada KKBM Ikopin harus didasarkan pada kebutuhan pelanggannya (dosen, karyawan, dan mahasiswa). Dasar departementasi demikian disebut departementasi berdasarkan pelanggan. Menurut Koontz ada 10 dasar departementasi. Sedangkan menurut Stoner ada 3 jenis struktur organisasi utama. Dasar departementasi oleh Stoner disebut jenis struktur organisasi.
sumber
1) Manajemen, Edisi Kedelapan
Pengarang : Harold Koontz, Cyril O’Donell, dan Heinz Weihrich
Alih Bahasa : Alfonsus Sirait
Penerbit : Erlangga, Jakarta, 1996
2) Manajemen, Edisi Kelima
Pengarang : James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman
Alih Bahasa : Wilhelmus W.Bakowatun dan Drs.Benyamin Molan
Penerbit : Intermedia, Jakarta, 1994
e-learning gunadarma Dasar-dasar manajemen
staff.uny.ac.id
komisi.staf.gunadarma.ac.id
Penerapan Perencanaa Manajemen
- pengertian perencanaan
Agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan terkoordinasi, sangat diperlukan adanya perencanaan. Sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan, rencana yang harus dibuat adalah rencana kegiatan operasional yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam satu periode untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan.
Dalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
- Manfaat Perencanaan
Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinanan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingaa manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungan tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha. Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting terhadap manajemen organisasi, Pertama adalah tujuan menjadi jelas dan terarah, semua komponen atau elemen-elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai. Kedua adalah semua bagian dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama, mereka juga memahami prosedur apa yang harus dilakukan yang sudah disepakati dalam perencanaan. Ketiga adalah menolong dan mengidentifikasi berbagai hambatan dan peluang, hal ini menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan antisipasi ke depan. keempat adalah mebantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif, seperti mengatur biaya dan waktu agar efisien dan efektif. Kelima adalah sebagai aktivitas pengawasan, pekerjaan harus berjalan sesuai prosedur kerja masing-masing. Keenam adalah membantu mengurangi risiko dan ketidakpastian, sehingga memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja dan meminimalisir ketidakpastian tersebut.
- Jenis Perencanaan dan Organisasi
Perencanaan dalam sebuah organisasi adalah suatu proses kegiatan pemikiran dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara menyeluruh sebelum melakukan tindakan yang sebenar-benarnya dalam rangka mencapai tujuan.
Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
sumber : - Misalnya studi yang dilakukan oleh F. Delmar dan S. Shane, "Does Business Planning Facilitate
the Development of New Ventures" Strategic Management Journal, December 2003, pp.
1165—1185.
- Suandy, Erly, 2003, Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta
Agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan terkoordinasi, sangat diperlukan adanya perencanaan. Sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan, rencana yang harus dibuat adalah rencana kegiatan operasional yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam satu periode untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan.
Dalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
- Manfaat Perencanaan
Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinanan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingaa manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungan tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha. Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting terhadap manajemen organisasi, Pertama adalah tujuan menjadi jelas dan terarah, semua komponen atau elemen-elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai. Kedua adalah semua bagian dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama, mereka juga memahami prosedur apa yang harus dilakukan yang sudah disepakati dalam perencanaan. Ketiga adalah menolong dan mengidentifikasi berbagai hambatan dan peluang, hal ini menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan antisipasi ke depan. keempat adalah mebantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif, seperti mengatur biaya dan waktu agar efisien dan efektif. Kelima adalah sebagai aktivitas pengawasan, pekerjaan harus berjalan sesuai prosedur kerja masing-masing. Keenam adalah membantu mengurangi risiko dan ketidakpastian, sehingga memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja dan meminimalisir ketidakpastian tersebut.
- Jenis Perencanaan dan Organisasi
Perencanaan dalam sebuah organisasi adalah suatu proses kegiatan pemikiran dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara menyeluruh sebelum melakukan tindakan yang sebenar-benarnya dalam rangka mencapai tujuan.
Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
sumber : - Misalnya studi yang dilakukan oleh F. Delmar dan S. Shane, "Does Business Planning Facilitate
the Development of New Ventures" Strategic Management Journal, December 2003, pp.
1165—1185.
- Suandy, Erly, 2003, Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta
Jumat, 04 Oktober 2013
Perencanaan (Planning)
III. Pengertian Perencanaan (Planning)
Dalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :
“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :
1. Penentuan tujuan yang akan dicapai.
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.
Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:
1. Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan efisien.
2. Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
3. Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.
4. Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.
Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efesiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
source
Suandy, Erly, 2003, Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta
indryawati.staff.gunadarma.ac.id
Dalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :
“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :
1. Penentuan tujuan yang akan dicapai.
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.
Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:
1. Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan efisien.
2. Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
3. Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.
4. Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.
Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efesiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
source
Suandy, Erly, 2003, Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta
indryawati.staff.gunadarma.ac.id
Psikologi Manajemen
I. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner). Manajemen merupakan ilmu dan seni.
Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:
- Perencanaan (Planning)
- Pengorganisasian (Organizing),
- Pengarahan (Actuating/Directing)
- Pengawasan (Controlling)
Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain (Follet,1997). Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh ,1997). Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. (Ernie&Kurniawan, 2005).
Adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, maupun faktor-faktor produksi lainnya. Sumber daya tersebut meliputi sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan, serta informasi (Griffin,2002). Adanya proses yang bertahap dari mulai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian, hingga pengendalian dan pengawasan. Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
Psikologi manajemen adalah ilmu tentang bagaimana mengatur / me-manage sumber daya yang ada untuk memenuhi kebutuhan.
Kaitannya dengan psikologi:
Dengan ditemukan dan dikembangkannya ilmu psikologi, diketahui bahwa unsur SDM ternyata merupakan yang terpenting dari ketiga modal kerja perusahaan manapun. Pasalnya, ilmu psikologi yg memang berpusat pada manusia, mampu mengintervensi berbagai faktor internal manusia seperti motivasi, sikap kerja, keterampilan, dsb dengan berbagai macam teknik dan metode, sehingga bisa dicapai kinerja SDM yang setinggi-tingginya untuk produktivitas perusahaan.
Sumber Daya Organisasi
- Sumber Daya Manusia
- Sumber Daya Informasi
- Sumber Daya Fisik
- Sumber Daya Keuangan
- Sumber Daya Alam
Fungsi-fungsi Manajemen
- Perencanaan (Planning)
- Pengorganisasian (Organizing)
- Pengarahan dan pengimplementasian (Directing/Leading)
- Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)
Fungsi Perencanaan
proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
Fungsi Pengorganisasian
proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian
- Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
- Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
- Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
- Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
Fungsi Pengarahan dan Implementasi
proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi
- Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
- Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
- Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan
Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
- Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
- Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
- Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis
II. Pengertian Kepemimpinan
Banyak pengertian kepemimpinan (dalam Wahjosumidjo) , di antaranya adalah:
a. Menurut George P. Terry
“Leadership is the activity of influencing exercised to strive willingly for group objective". Kepemimpinan adalah kegiatan dalam mempengaruhi orang lain untuk bekerja keras dengan penuh kemauan untuk tujuan kelompok.
b. Menurut Robert Tennenbaum, Irving R. Wischler, dan Fred Massarik
“Leadership as interpersonal influence exercised in a situation and directed, through the communication process, toward the attainment of a specialized goal or goals”. Kepemimpinan sebagai pengaruh antar pribadi yang terjadi pada suatu keadaan dan diarahkan melalui proses komunikasi ke arah tercapainya suatu tujuan ataupun tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
c. Pengertian lain dari Harold Koontz and Cyril O”Donnell
“Leadership is influencing people to follow in the achievement of a common goal”.
Kepemimpinan adalah mempengaruhi orang lain agar ikut serta dalam mencapai tujuan umum. Dari tiga pengertian tersebut di atas, jelas bahwa kepemimpinan itu adalah upaya untuk mempengaruhi seseorang atau kelompok untuk mencapai tujuan, baik tujuan tersebut telah ditetapkan atau tujuan lain yang lebih luas. Upaya tersebut lebih bersifat hubungan antar pribadi.
Pengertian Pemimpin
Seperti halnya kepemimpinan, pengertian pemimpin juga banyak, di antaranya adalah:
a) Pemimpin adalah anggota dalam kelompok yang mempengaruhi kegiatan kelompok.
b) Pemimpin adalah salah seorang anggota yang terkemuka dari suatu kelompok atau organisasi yang begitu berpengaruh terhadap kegiatan dari anggota kelompoknya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang menduduki suatu posisi dalam kelompok, berpengaruh terhadap orang lain sesuai dengan peranannya dalam posisi itu, mengkoordinir secara langsung dalam memelihara dan mencapai tujuan kelompok.
Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pemimpin adalah seseorang yang memiliki status tertinggi di dalam kelompoknya, mendapat kepercayaan untuk membawa kelompok ke arah tujuan bersama.
Fungsi Pemimpin
Fungsi pemimpin banyak dan bervariasi, Ravin dan Rubin menyebutkan
ada 4 fungsi pemimpin, yaitu:
a. Membantu menetapkan tujuan kelompok.
b. Memelihara kelompok.
c. Memberi simbol untuk identifikasi.
d. Mewakili kelompok terhadap kelompok lain.
Menurut Krech, Chutchfield, dan Ballachey, menyebutkan fungsi pemimpin
lebih kompleks, yaitu:
a. Pemimpin sebagai eksekutif.
b. Pemimpin sebagai perencana.
c. Pemimpin sebagai pembuat kebijakan (policy maker)
d. Pemimpin sebagai seorang ahli (expert).
e. Pemimpin sebagai mewakili kelompok untuk hubungan keluar.
f. Pemimpin sebagai pengawas hubungan di dalam kelompok.
g. Pemimpin sebagai orang yang memberikan hadiah dan hukuman.
h. Pemimpin sebagai wasit (pelerai) dan perantara.
i. Pemimpin sebagai contoh (teladan).
j. Pemimpin sebagai simbol dari kelompok.
k. Pemimpin sebagai pengganti tanggung jawab individual.
l. Pemimpin sebagai ideologist.
m. Pemimpin sebagai figur ayah.
n. Pemimpin sebagai tempat menmpakan segala kesalahan (scapegoat/
kambing hitam).
Faktor yang Menentukan Seseorang Menjadi Pemimpin
Ada beberapa faktor yang menjadikan seseorang menjadi pemimpin. Masing-masing berbeda bergantung pada karakteristik kelompok yang dipimpinnya, dan tujuan kelompok itu sendiri. Secara garis besar menurut William Foote Whyte, ada 4 faktor yang menentukan seseorang menjadi pemimpin, yaitu:
a. Operational leadership
yaitu orang yang paling banyak inisiatif, menarik, dinamis, menunjukkan pengabdian yang tulus, menunjukkan prestasi kerja dalam kelompoknya.
b. Popularity
yaitu orang yang paling banyak dikenal mempunyai kesempatan untuk menjadi pimpinan.
c. The assumed representative
yaitu orang yang dapat mewakili kelompoknya mempunyai kesempatan besar untuk menjadi pemimpin.
d. The prominent talent
yaitu orang yang mempunyai bakat kecakapan yang menonjol dalam kelompoknya mempunyai kesempatan untuk menjadi pemimpin.
Selain itu Wiyono Hadikusumo (dalam Siti Partini) menyatakan bahwa selain bekal pengetahuan yang cukup dan keahlian khusus sesuai dengan bidangnya, paling tidak ada 5 unsur yang harus dipenuhi untuk seseorang dapat menjadi pemimpin, yaitu:
a. Psychology knowledge
b. Self knowledge
c. Human relations
d. Ability to apply knowledge
e. Personality cultivation.
Sifat-sifat Kepemimpinan
Sifat-sifat kepemimpinan bergantung pada pendekatan kepemimpinan yang diacu dan jenis kepemimpinan yang diikuti. Pada pendekatan trait, sifat-sifat yang diharapkan dari pemimpin di antaranya adalah
(a) intelegensi
(b) dominasi
(c) kepercayaan diri
(d) energi-aktivitas
(e) pengetahuan terhadap tugas. (Bagus Riyono, Emi Zulaifah)
Jenis-jenis Kepemimpinan
Banyak sudut pandang dalam mengklasifikasi kepemimpinan. Secara garis besar paling tidak ada 5 macam kepemimpinan, yaitu:
a. Otoriter
yaitu pemimpin menentukan segala-galanya.
b. Demokratik
kerjasama antara pemimpin dan anggota merupakan nafas dari model kepemimpinan ini.
c. Laissez faire
pemimpin pasif, anggotalah yang banyak dominan.
d. Transaksional
terjadi proses pertukaran timbal balik dengan orientasi pada imbalan yang diberikan oleh pemimpinnya baik berupa imbalan material, maupun immaterial.
e. Transpormasional
yaitu mementingkan kharisma, dan mendorong anggota (individu) sesuai dengan individualitasnya untuk meraih sukses.
source
Bagus Riyono dan Emi Zulaifah. 2001. Psikologi Kepemimpinan. Yogyakarta:
Unit Publikasi Fakultas Psikologi UGM
Siti Partini Suardiman. 1980. Kelompok dan Kepemimpinan. Yogyakarta: FIP
IKIP YOGYAKARTA
Wahjosumidjo. 1987. Kepemimpinan dan Motivasi. Jakarta: Ghalia Indonesia
indryawati.staff.gunadarma.ac.id
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner). Manajemen merupakan ilmu dan seni.
Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:
- Perencanaan (Planning)
- Pengorganisasian (Organizing),
- Pengarahan (Actuating/Directing)
- Pengawasan (Controlling)
Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain (Follet,1997). Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh ,1997). Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. (Ernie&Kurniawan, 2005).
Adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, maupun faktor-faktor produksi lainnya. Sumber daya tersebut meliputi sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan, serta informasi (Griffin,2002). Adanya proses yang bertahap dari mulai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian, hingga pengendalian dan pengawasan. Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
Psikologi manajemen adalah ilmu tentang bagaimana mengatur / me-manage sumber daya yang ada untuk memenuhi kebutuhan.
Kaitannya dengan psikologi:
Dengan ditemukan dan dikembangkannya ilmu psikologi, diketahui bahwa unsur SDM ternyata merupakan yang terpenting dari ketiga modal kerja perusahaan manapun. Pasalnya, ilmu psikologi yg memang berpusat pada manusia, mampu mengintervensi berbagai faktor internal manusia seperti motivasi, sikap kerja, keterampilan, dsb dengan berbagai macam teknik dan metode, sehingga bisa dicapai kinerja SDM yang setinggi-tingginya untuk produktivitas perusahaan.
Sumber Daya Organisasi
- Sumber Daya Manusia
- Sumber Daya Informasi
- Sumber Daya Fisik
- Sumber Daya Keuangan
- Sumber Daya Alam
Fungsi-fungsi Manajemen
- Perencanaan (Planning)
- Pengorganisasian (Organizing)
- Pengarahan dan pengimplementasian (Directing/Leading)
- Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)
Fungsi Perencanaan
proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
Fungsi Pengorganisasian
proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian
- Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
- Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
- Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
- Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
Fungsi Pengarahan dan Implementasi
proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi
- Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
- Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
- Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan
Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
- Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
- Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
- Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis
II. Pengertian Kepemimpinan
Banyak pengertian kepemimpinan (dalam Wahjosumidjo) , di antaranya adalah:
a. Menurut George P. Terry
“Leadership is the activity of influencing exercised to strive willingly for group objective". Kepemimpinan adalah kegiatan dalam mempengaruhi orang lain untuk bekerja keras dengan penuh kemauan untuk tujuan kelompok.
b. Menurut Robert Tennenbaum, Irving R. Wischler, dan Fred Massarik
“Leadership as interpersonal influence exercised in a situation and directed, through the communication process, toward the attainment of a specialized goal or goals”. Kepemimpinan sebagai pengaruh antar pribadi yang terjadi pada suatu keadaan dan diarahkan melalui proses komunikasi ke arah tercapainya suatu tujuan ataupun tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
c. Pengertian lain dari Harold Koontz and Cyril O”Donnell
“Leadership is influencing people to follow in the achievement of a common goal”.
Kepemimpinan adalah mempengaruhi orang lain agar ikut serta dalam mencapai tujuan umum. Dari tiga pengertian tersebut di atas, jelas bahwa kepemimpinan itu adalah upaya untuk mempengaruhi seseorang atau kelompok untuk mencapai tujuan, baik tujuan tersebut telah ditetapkan atau tujuan lain yang lebih luas. Upaya tersebut lebih bersifat hubungan antar pribadi.
Pengertian Pemimpin
Seperti halnya kepemimpinan, pengertian pemimpin juga banyak, di antaranya adalah:
a) Pemimpin adalah anggota dalam kelompok yang mempengaruhi kegiatan kelompok.
b) Pemimpin adalah salah seorang anggota yang terkemuka dari suatu kelompok atau organisasi yang begitu berpengaruh terhadap kegiatan dari anggota kelompoknya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang menduduki suatu posisi dalam kelompok, berpengaruh terhadap orang lain sesuai dengan peranannya dalam posisi itu, mengkoordinir secara langsung dalam memelihara dan mencapai tujuan kelompok.
Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pemimpin adalah seseorang yang memiliki status tertinggi di dalam kelompoknya, mendapat kepercayaan untuk membawa kelompok ke arah tujuan bersama.
Fungsi Pemimpin
Fungsi pemimpin banyak dan bervariasi, Ravin dan Rubin menyebutkan
ada 4 fungsi pemimpin, yaitu:
a. Membantu menetapkan tujuan kelompok.
b. Memelihara kelompok.
c. Memberi simbol untuk identifikasi.
d. Mewakili kelompok terhadap kelompok lain.
Menurut Krech, Chutchfield, dan Ballachey, menyebutkan fungsi pemimpin
lebih kompleks, yaitu:
a. Pemimpin sebagai eksekutif.
b. Pemimpin sebagai perencana.
c. Pemimpin sebagai pembuat kebijakan (policy maker)
d. Pemimpin sebagai seorang ahli (expert).
e. Pemimpin sebagai mewakili kelompok untuk hubungan keluar.
f. Pemimpin sebagai pengawas hubungan di dalam kelompok.
g. Pemimpin sebagai orang yang memberikan hadiah dan hukuman.
h. Pemimpin sebagai wasit (pelerai) dan perantara.
i. Pemimpin sebagai contoh (teladan).
j. Pemimpin sebagai simbol dari kelompok.
k. Pemimpin sebagai pengganti tanggung jawab individual.
l. Pemimpin sebagai ideologist.
m. Pemimpin sebagai figur ayah.
n. Pemimpin sebagai tempat menmpakan segala kesalahan (scapegoat/
kambing hitam).
Faktor yang Menentukan Seseorang Menjadi Pemimpin
Ada beberapa faktor yang menjadikan seseorang menjadi pemimpin. Masing-masing berbeda bergantung pada karakteristik kelompok yang dipimpinnya, dan tujuan kelompok itu sendiri. Secara garis besar menurut William Foote Whyte, ada 4 faktor yang menentukan seseorang menjadi pemimpin, yaitu:
a. Operational leadership
yaitu orang yang paling banyak inisiatif, menarik, dinamis, menunjukkan pengabdian yang tulus, menunjukkan prestasi kerja dalam kelompoknya.
b. Popularity
yaitu orang yang paling banyak dikenal mempunyai kesempatan untuk menjadi pimpinan.
c. The assumed representative
yaitu orang yang dapat mewakili kelompoknya mempunyai kesempatan besar untuk menjadi pemimpin.
d. The prominent talent
yaitu orang yang mempunyai bakat kecakapan yang menonjol dalam kelompoknya mempunyai kesempatan untuk menjadi pemimpin.
Selain itu Wiyono Hadikusumo (dalam Siti Partini) menyatakan bahwa selain bekal pengetahuan yang cukup dan keahlian khusus sesuai dengan bidangnya, paling tidak ada 5 unsur yang harus dipenuhi untuk seseorang dapat menjadi pemimpin, yaitu:
a. Psychology knowledge
b. Self knowledge
c. Human relations
d. Ability to apply knowledge
e. Personality cultivation.
Sifat-sifat Kepemimpinan
Sifat-sifat kepemimpinan bergantung pada pendekatan kepemimpinan yang diacu dan jenis kepemimpinan yang diikuti. Pada pendekatan trait, sifat-sifat yang diharapkan dari pemimpin di antaranya adalah
(a) intelegensi
(b) dominasi
(c) kepercayaan diri
(d) energi-aktivitas
(e) pengetahuan terhadap tugas. (Bagus Riyono, Emi Zulaifah)
Jenis-jenis Kepemimpinan
Banyak sudut pandang dalam mengklasifikasi kepemimpinan. Secara garis besar paling tidak ada 5 macam kepemimpinan, yaitu:
a. Otoriter
yaitu pemimpin menentukan segala-galanya.
b. Demokratik
kerjasama antara pemimpin dan anggota merupakan nafas dari model kepemimpinan ini.
c. Laissez faire
pemimpin pasif, anggotalah yang banyak dominan.
d. Transaksional
terjadi proses pertukaran timbal balik dengan orientasi pada imbalan yang diberikan oleh pemimpinnya baik berupa imbalan material, maupun immaterial.
e. Transpormasional
yaitu mementingkan kharisma, dan mendorong anggota (individu) sesuai dengan individualitasnya untuk meraih sukses.
source
Bagus Riyono dan Emi Zulaifah. 2001. Psikologi Kepemimpinan. Yogyakarta:
Unit Publikasi Fakultas Psikologi UGM
Siti Partini Suardiman. 1980. Kelompok dan Kepemimpinan. Yogyakarta: FIP
IKIP YOGYAKARTA
Wahjosumidjo. 1987. Kepemimpinan dan Motivasi. Jakarta: Ghalia Indonesia
indryawati.staff.gunadarma.ac.id