PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

materi minggu ke 4 dan 5
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Aspek utama proses penyusunan organisasi adalah patementalisasi dan pembagian kerja. Pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :
1. Cara menajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagian organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
4. Cara dalam para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.
1. Pembagian kerja.
2. Departementalisasi.
3. Bagan organisasi formal.
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah.
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen.
6. Saluran komunikasi.
7. Penggunaan komite.
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal.

Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Menunjukann kerangka dan susunan perwujudan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Faktor-faktor struktur organisasi
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4. Ukuran organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi
1. Spesialisasi kegiatan.
2. Standardisasi kegiatan.
3. Koordinasi kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi.
5. Ukuran satuan kerja.
Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja yang memungkinkan sinergi terjadi.
Bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi. Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Aspek Utama Bagan Organisasi :
1. Pembsgisn kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Tipe-tipe pekerjaan yang dilaksanakan.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
5. Tingkat manajemen.
Bagan organisasi ini mempunyai keuntungan juga kerugian, diantaranya :
ü Keuntungannya
ð Bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun.
ü Kerugiannya
ð Bahwa masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
Henry G. Hodges, mengemukakan empat bentuk bagan organisasi
1. Bentuk pyramid.
2. Bentuk vertical.
3. Bentuk horizontal.
4. Bentuk lingkaran.
Beberapa bentuk partemelisasi, adalah atas dasar : 1) fungsi; 2) produk atau jasa; 3) wilayah; 4) langganan; 5) proses atau peralatan; 6) waktu; 7) pelayanan; 8) alpha-numerica; 9) proyek dan matriks.
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama untuk membentuk satuan organisasi.
Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses atau peralatan. Struktur divisional mempunyai beberapa keuntungan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat.
Ada keuntungan , tentunya juga ada kerugaiannya. Yang diantaranya menyebabkan berkembangnya persaingan potensial antara sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas, masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi, masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan, dapat menimbulkan tidak konsistensinya kebijaksanaan antara devisi-devisi, masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
Kelompok-kelompok kerja formal organisasi, tipe-tipenya :
1. Kesatuan tugas khusus (task force), dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus.
2. Panitia tetap (standing commiters)dan panitia Ad hoc, dibentuk untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, member saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
3. Dewan atau komisi.
Kelompok-kelompok organisasi informal, memainkan peranan-penting dalam dinamika perilaku organisasi. Muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi dalam pengelompokan-pengelompokan social.

ORGANISASI SEBAGAI ALAT MANAJEMEN
Yang dimaksudkan dengan organisasi sebagai alat manajemen, adalah organisasi sebagai wadah atau tempat manajemen melakukan kegiatan. Dan kegiatan tersebut tidak dapat dilakukan secara individual. Dengan kata lain tujuan tersebut tidak akan dapat dicapai oleh manusia secara individual, akan tetapi hanya dengan kerja samalah tujuan tersebut akan tercapai.


ORGANISASI SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
 Organisasi sebagai fungsi manajemen adalah organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi manajemen.
 Organisasi atau pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas manajemen di dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapainya aktifitas-aktifitas manajemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu.
 Dimana yang dimaksudkan dengan fungsi-fungsi manajemen itu adalah sebagai berikut :
Forecasting, Planning termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling resources, Directing atau commanding, Leading, Coordinating, Motivating, Controlling and Reporting

Proses Terjadinya Hubungan Antar Manusia Dalam Organisasi
 Pada umumnya ada dua macam hubungan di dalam organisasi, yaitu :
a. Hubungan formal
Formal dalam arti para anggota berhubungan secara kedinasan yang sudah diatur oleh tata tertib organisasi.
b. Hubungan non formal
Non formal itu terjadinya tidaklah diatur dalam tata tertib organisasi, ia lebih banyak bersifat kekeluargaan dan tidak tergambar dalam struktur organisasi.

Untuk terdapatnya keharmonisan, keseimbangan yang bagaimana yang diharapakan berkembang dalam suatu organisasi, tentu saja yang diharapkan adalah hubungan formal tetap berjalan di samping hubungan non formal. Salah satunya jangan sampai menggangu yang lain. Penerapan kedua hubungan ini tentulah amat tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi (situasional).


Apa Yang Mendorong Orang Untuk Membentuk Organisasi
 Pada dasarnya ada 3 hal yang mendorong orang untuk membentuk suatu organisasi, yaitu :
1. Pekerjaan yang banyak menumpuk dan tidak mungkin dikerjakan oleh orang seorang.
2. Pekerjaan kadang-kadang menuntut keahlian tertentu dan berbeda.
3. Pekerjaan dilaksanakan di beberapa tempat yang berebda, dalam waktu bersamaan.

Peranan Koordinasi Di Suatu Organisasi
 Koordinasi adalah usaha untuk menyatukan serta menyelaraskan kegiatan yang ada, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran, berlawanan dan semua kegiatan dapat mengarah kepada titik pencapaian tujuan.

 Koordinasi perlu ada di dalam suatu organisasi, sebab koordinasi perlu untuk mencegah timbulnya kekuatan pemisah (divergensi) dari tujuan semula, akibat adanya pembagian tugas. Output dari koordinasi adalah terdapatnya kegiatan yang terarah, tidak simpang siur dan tidak bertentangan serta tidak saling tumpang tindih sesamanya.

Berikut adalah gejala-gejala yang muncul bila koordinasi tidak ada dalam suatu organisasi :
 Terjadinya tumpang tindih (duplikasi) dalam pekerjaan.
 Terjadinya kekosongan (vakum) terhadap suatu pekerjaan karena tidak ada orang yang mengerjakannya.
 Para pegawai saling angkat bahu, bila pekerjaan itu dianggap berat, dan saling berebut bila pekerjaan itu menarik hatinya.
 Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancar, para petugas merasa serba salah dan saling berbenturan.
 Satu pekerjaan dapat dihapuskan oleh pekerjaan lain tanpa disadari.

Peranan Struktur Organisasi
 Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi dalam organisasi, dan bagaimana mereka saling berhubungan.

 Manfaat utama dari adanya bagan organisasi tersebut adalah bagan tersebut memungkinkan kita mengetahui bagaimana organisasi itu terbentuk. Dengan adanya bagan organisasi maka pimpinan dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas apa yang harus dilakukan, dan apabila terdapat sesuatu masalah maka kita akan dapat mengetahui ke bagian mana kita harus menghubunginya.

Tujuan Yang Ingin Dicapai Oleh Pengorganisasian Dalam Manajemen
 Mempermudah pelaksanaan tugas.
 Mempermudah pimpinan melakukan pengendalian.
 Agar kegiatan-kegiatan para bawahan terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan.
 Agar dapat menentukan orang-orang yang tepat untuk tugas-tugas yang ada.



 Cara pimpinan mengendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian tugas yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dapat dengan mudah mengingat, siapa mengerjakan apa, yang pada akhirnya dapat dimintakan pertanggungjawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
 Dengan pembagian tugas kegiatan bawahan dapat tertuju pada satu arah, karena dengan adanya pembagian tugas, dapat dihindari kesimpangsiuran tugas, sehingga setiap orang tahu apa yang menjadi tugasnya, dan mereka akan berusaha melaksanakn tugas itu dengan sebaik-baiknya, sehingga tiap-tiap kegiatan itu akan terarah ke satu tujuan.

Unsur-Unsur Pokok
Organisasi
 Yang menjadi unsur pokok organisasi menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen, dasar, Pengertian, dan Masalah, adalah :
1. Manusia
2. Struktur
3. Sasaran
4. Pekerjaan
5. Lingkungan


Fungsi Pengorganisasian Di dalam Manajemen
 Menurut Prof. Dr. Arifin Abdulrachman dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, ada 4 fungsi pengorganisasian, yaitu :
 Mengatur pekerjaan dan kerja sama sebaik-baiknya
 Mencegah serta mengurangi kelambatan pekerjaan serta kesulitan dalam proses pekerjaan
 Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran pekerjaan
 Membuat standar-standar kerja baru

Cara Untuk Membuat Penerapan Pengorganisasian Di dalam Manajemen Dapat Berfungsi Dengan Baik
 Penerapan prinsip organisasi bertujuan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam rangka membentuk suatu organisasi yang baik atau dalam usaha menyusun suatu organisasi, perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa asas atau prinsip organisasi.

Ada beberapa prinsip organisasi yaitu :
 Perumusan Tujuan Dengan Jelas
 Pembagian Kerja
 Delegasi Kekuasaan ( Delegation Of Autority)
 Rentang Kekuasaan
 Tingkat-Tingkat Pengawasan
 Kesatuan Perintah dan TanggungJawab (Unity of Command and Responsibility)
 Koordinasi
Organisasi yang dimaksud disini adalah organisasi formal yang dapat dipahami sebagai suatu “struktur peran”. Jadi organisasi kita anggap sebagai pengelompokkan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan (yang dapat diverifikasi), penugasan setiap kelompok kegiatan kepada seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasinya, dan melakukan koordinasi secara horizontal dan vertikal dalam struktur organisasi. Struktur organisasi harus dirancang agar semua orang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas hasil-hasil (tujuan) yang dicapai. Seorang manajer akan berpendapat bahwa mereka sedang mengorganisasi kalau mereka sedang membuat struktur organisasi. Menurut James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman (1990) Struktur organisasi merujuk kepada cara dimana kegiatan-kegiatan organisasi dibagi, diorganisasi dan dikoordinasikan.

Departementasi dan Rentang Manajemen
Struktur organisasi dapat digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Sebagai contoh lihat gambar 3.1. Kotak-kotak menggambarkan departementasi (pengelompokkan kegiatan), kemudian kotak-kotak itu diatur dalam tingkatan-tingkatan (hierarki manajemen), dan garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak menggambarkan rantai komando atau “siapa melapor kepada siapa” dan juga menggambarkan hubungan atau koordinasi secara horizontal dan vertikal. Susunan kotak tersebut membentuk piramida, satu kotak di atas membawahi beberapa kotak pada setiap hierarki manajemen, hal ini menggambarkan rentang manajemen (span of authority), yang diartikan sebagai jumlah bawahan yang secara langsung melapor kepada seorang manajer tertentu.
Gambar 3.1.
Struktur Organisasi dengan Rentang Sempit-Struktur Tinggi dan Rentang Luas-Struktur Datar.


o Organisasi Rentang Sempit-Struktur Tinggi

Keunggulan Kelemahan
o Supervisi langsung o Para atasan cenderung terlalu terlibat dalam tugas bawahan
o Pengendalian langsung o Banyak tingkat manajemen
o Cepatnya komunikasi antara bawahan dan atasan o Biaya tinggi karena banyaknya tingkatan
o Lebarnya jarak antara tingkat terbawah dan tingkat puncak



o Organisasi Rentang Luas-Struktur Datar
Keunggulan Kelemahan
o Para atasan terpaksa mengadakan pendelegasian o Atasan yang terlalu banyak beban cenderung menghambat keputusan
o Kebijakan yang jelas harus dibuat o Ada bahaya para atasan kehilangan kendali
o Para bawahan harus diseleksi secara hati-hati o Dituntut kualitas istimewa dari para manajer

3.2. Organisasi Koperasi

Koperasi yang dimaksud disini dibatasi untuk koperasi primer yang banyak kita jumpai yaitu koperasi yang anggotanya orang-orang, misalnya Koperasi Keluarga Besar Mahasiswa (KKBM) Ikopin. Gambar 3.2. adalah bagan struktur organisasi yang ideal dan besar, bukan struktur KKBM Ikopin yang sebenarnya.

KKBM Ikopin beranggotakan para dosen, karyawan, dan mahasiswa, mereka adalah rumah-rumah tangga konsumsi yang mempunyai kebutuhan yang berbeda. Kebutuhan dosen dan karyawan adalah terutama barang-barang konsumsi untuk mempertahankan kelangsungan hidup atau meningkatkan kesejahteraan rumah tangganya, sedangkan mahasiswa kebutuhannya terutama mempertahankan studinya dan meningkatkan prestasi individu. Jadi departementasi pada KKBM Ikopin harus didasarkan pada kebutuhan pelanggannya (dosen, karyawan, dan mahasiswa). Dasar departementasi demikian disebut departementasi berdasarkan pelanggan. Menurut Koontz ada 10 dasar departementasi. Sedangkan menurut Stoner ada 3 jenis struktur organisasi utama. Dasar departementasi oleh Stoner disebut jenis struktur organisasi.

sumber

1) Manajemen, Edisi Kedelapan
Pengarang : Harold Koontz, Cyril O’Donell, dan Heinz Weihrich
Alih Bahasa : Alfonsus Sirait
Penerbit : Erlangga, Jakarta, 1996
2) Manajemen, Edisi Kelima
Pengarang : James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman
Alih Bahasa : Wilhelmus W.Bakowatun dan Drs.Benyamin Molan
Penerbit : Intermedia, Jakarta, 1994

e-learning gunadarma Dasar-dasar manajemen
staff.uny.ac.id
komisi.staf.gunadarma.ac.id